Voyages internationaux avec les écoles et les clubs
Quels sont les éléments les plus importants de la planification d'un voyage à l'étranger sûr et amusant avec des écoles et des clubs ? Un proverbe dit que "le voyage est la seule chose que l'on achète et qui nous rend plus riche". L'un des aspects les plus intéressants de la vie scolaire et de l'appartenance à un club est la possibilité de visiter des destinations étrangères en groupe. Voyager dans de nouveaux endroits permet de mieux comprendre les gens et les cultures, d'élargir nos horizons et de nous faire sortir de nos bulles. Une planification minutieuse fera du voyage un succès pour vos élèves, leurs parents et votre employeur !
1. Résultats
Quels sont les avantages pour les élèves de visiter ce pays particulier ? Le voyage sera-t-il enrichissant sur le plan intellectuel, aidera-t-il les élèves à renforcer leurs aptitudes physiques ou à développer leurs aptitudes émotionnelles et sociales ? Lorsque les enfants en profitent, leurs parents en profitent aussi. Expliquez en termes clairs les objectifs et les résultats du voyage afin d'obtenir l'approbation des parents et de faire changer d'avis les tuteurs moins enclins à le faire.
2. Coûts
La période de voyage est importante, car elle influe sur le coût du voyage. Les tarifs aériens sont généralement plus élevés pendant la haute saison d'une destination. Si la plupart des hôtels, centres de villégiature et auberges de jeunesse pratiquent une tarification dynamique, certains fixent le prix des chambres en fonction de la saison. Vous pourrez peut-être obtenir un billet d'avion et un hébergement moins chers durant la basse saison ou la saison intermédiaire de la destination. Vérifiez également si un calendrier flexible, comme un départ quelques semaines avant les vacances et/ou un retour après la rentrée, peut contribuer à faire baisser les prix.
3. Experience
Là encore, vos dates de voyage entrent en ligne de compte. Si vous avez une liste d'attractions souhaitées, vérifiez si vous pouvez toutes les visiter pendant la durée de votre voyage ou si certaines ne sont pas à votre portée, comme un défilé ou un festival local célèbre. Évitez d'essayer d'en faire trop pendant le voyage, car les voyageurs risquent d'être épuisés et de ne pas apprécier les endroits qu'ils avaient hâte de voir. Si vous envisagez de faire appel à une agence de voyage, présentez-lui l'itinéraire et, en fonction de ses commentaires et de son devis, modifiez votre liste d'attractions incontournables afin de trouver un équilibre entre l'expérience du voyage et les coûts.
4. Communication
Informer les parents des élèves et les membres du club des détails et des coûts du voyage au moins quatre à six mois avant le voyage. Cela laisse suffisamment de temps pour prendre des dispositions et des engagements. Les personnes âgées de plus de 18 ans auront également besoin d'informations sur le coût du voyage pour se préparer. Proposez des options de paiement, soit par votre intermédiaire, soit directement auprès de l'agence de voyage. Créez un groupe de messagerie pour les parents et le personnel accompagnant afin de partager les mises à jour quotidiennes et les informations importantes.
5. Assurance
Dans le cas malheureux où un étudiant tombe gravement malade ou se blesse à l'étranger, les frais d'hospitalisation devront être payés de sa poche s'il n'a pas d'assurance voyage. Et si le pays en question est l'Europe ou les États-Unis, les frais médicaux peuvent être extrêmement élevés. L'assurance voyage protège les intérêts des voyageurs et est d'autant plus importante lorsqu'une évacuation médicale s'avère nécessaire lors d'un séjour dans une zone à risque volcanique ou de tsunami. L'assurance voyage couvre également les retards ou les interruptions du voyage, ainsi que les bagages perdus, endommagés ou volés.
6. Sécurité
Pour des sorties scolaires sûres :
- Maintenez un ratio adulte/élève efficace.
- Informez les parents sur le personnel et le transport.
- Formez les adultes aux premiers secours et vérifiez leurs antécédents.
- Prévoyez des itinéraires alternatifs pour la fatigue.
- Désignez des élèves responsables de la surveillance.
Pour la sécurité des voyageurs :
- Portez les sacs à dos à l'avant pour éviter les vols.
- Restez en groupe et conservez les contacts d'urgence.
- Informez l'organisateur du voyage et l'ambassade de votre présence.
- Fournissez des plans d'urgence au personnel et signalez rapidement les incidents.
- Élaborez un plan de sécurité adapté aux risques spécifiques de la destination.
7. Paiements
Expect to make cash transactions at various places you visit. Even though restaurants, museums, hotels and other businesses may accept credit card and digital payments, carry at least some local currency to be on the safe side and avoid the hassle of dealing with a cloned credit or debit card or of not being able to pay for essential items like snacks or emergency transport for your group.
8. La santé
Les enfants sont plus susceptibles d'être malades lorsqu'ils voyagent à l'étranger. Tenez compte des points suivants :
- Conseillez aux étudiants de passer un examen médical au moins six semaines avant le voyage.
- Veillez à ce que les vaccins soient adaptés à la destination. Par exemple, le vaccin contre la fièvre jaune peut être nécessaire dans certaines régions de l'Afrique subsaharienne et de l'Amérique du Sud tropicale.
- Adaptez les vaccins en fonction des maladies prévalentes dans la destination. Par exemple, pensez au vaccin contre la rage pour le Viêt Nam, la Chine, le Brésil, la Thaïlande et les Philippines, au vaccin contre l'encéphalite japonaise pour l'Asie et le Pacifique occidental, et au vaccin contre la fièvre typhoïde.
- Les voyageurs souffrant de maladies préexistantes doivent se munir d'une ordonnance et d'une lettre du médecin détaillant leur état de santé et les médicaments qu'ils prennent (nom de marque et nom générique).
Résumé
Planifier bien à l'avance votre voyage à l'étranger avec les étudiants et les membres du club contribue grandement à améliorer l'expérience globale du voyage. Vous éviterez également tout problème juridique susceptible de survenir en cas de problème lors de votre voyage à l'étranger.