Conseils pour faire des affaires à l'étranger

Un voyage d'affaires à l'étranger peut donner un coup de fouet à votre carrière, mais il peut aussi s'avérer stressant. Vous souhaitez peut-être négocier un accord, faire une présentation au nom de votre entreprise, effectuer des recherches ou rencontrer des clients avec lesquels vous n'avez eu jusqu'à présent que des contacts en ligne. Vous aurez des attentes, et peut-être un peu d'appréhension si des décisions commerciales à fort enjeu sont en jeu. Le fait de connaître et de planifier certaines choses avant votre voyage peut vous aider à calmer votre anxiété et à éviter les erreurs courantes que les voyageurs d'affaires novices ont tendance à commettre.

Suivez le guide d'information

Avant un voyage d'affaires dans un pays étranger, veillez à demander à votre patron de bien vous informer. Demandez-lui surtout quels sont ses objectifs, comment vous pouvez y parvenir au mieux et comment il souhaite être tenu informé pendant et après votre voyage. Vous devez également obtenir d'autres informations telles que :

les procédures d'organisation du voyage
les frais d'hôtel, de vol, de location de voiture et de divertissement autorisés
les dépenses autorisées et non autorisées
le processus d'approbation et l'autorité compétente pour les dépenses qui dépassent le tarif par personne
les règles (le cas échéant) concernant l'accompagnement du conjoint/partenaire domestique lors du voyage
Procédure de remboursement des frais de voyage
Devoir de diligence
Couverture d'assurance
Fournisseurs privilégiés
Sécurité liée au voyage (personnel et documents)

Le guide d'information peut également fournir un avis sur les lois locales à respecter. Le non-respect de la législation locale en territoire étranger peut être problématique pour vous et votre entreprise.

Préparez un itinéraire détaillé

Essayez d'avoir un emploi du temps flexible après avoir inclus les réunions d'affaires obligatoires, les séminaires et les autres activités que vous êtes censé effectuer dans le cadre de votre travail. Votre client peut vous inviter à un déjeuner ou à une soirée karaoké, conformément à la culture d'entreprise du pays. Selon la ville où vous vous rendez, vous devrez peut-être envisager la possibilité d'être retenu en raison d'embouteillages, d'une parade locale ou de tout autre événement susceptible d'entraîner des retards.

Admirer les paysages et les scènes

Un voyage d'affaires dans un nouveau pays est une pause bienvenue dans la routine du bureau. Profitez-en pour vous imprégner de l'histoire, de la culture et des attractions de la destination, ainsi que du mode de vie des personnes que vous rencontrez. On ne sait jamais, vous pourriez rencontrer des personnes utiles à votre entreprise ou à vous-même. Vous pourriez obtenir des idées ou des conseils pratiques pour forger une relation plus profonde avec votre client et prendre une longueur d'avance sur vos concurrents. Vous avez des contacts LinkedIn ou d'anciens collègues dans le pays étranger ? Faites-leur part de votre visite imminente et demandez-leur s'ils peuvent vous faire visiter les lieux.

Gagner du temps

Il est facile de perdre beaucoup de temps lors d'un voyage d'affaires. Vérifiez s'il y a des jours fériés pendant votre voyage, car cela peut réduire le temps que vous pouvez consacrer à vos activités. Emportez les articles essentiels pour éviter d'avoir à les enregistrer dans votre sac. Vous gagnerez ainsi du temps lors de la récupération des bagages et dans les files d'attente à la douane. Réservez un hôtel proche du lieu de travail du client afin de raccourcir votre trajet et d'éviter les embouteillages. Lors d'un long voyage d'affaires, vous pouvez louer une voiture ou vous rendre sur les lieux de travail et en profiter pour mieux connaître la région.

Assurez-vous d'avoir le bon visa !

À moins que votre entreprise ne s'occupe de votre visa, vous pouvez vous renseigner rapidement sur le type de visa dont vous avez besoin pour faire des affaires dans le pays en question. Vérifiez les activités autorisées et interdites pour le type de visa en question afin de comprendre vos obligations légales. Par exemple, le visa américain B-1 vous permet d'acheter des biens et du matériel, de solliciter des ventes et des investissements, de participer à un séminaire éducatif et de négocier des contrats. Si vous prévoyez de passer des vacances dans un pays étranger et que vous souhaitez rencontrer des fournisseurs pour votre entreprise d'exportation, vous pouvez peut-être joindre l'utile à l'agréable en obtenant un visa de touriste. Tant que vous n'occupez pas un emploi et que vous ne menez pas d'activités soumises à des restrictions dans le cadre du visa de tourisme, vous devriez pouvoir rester dans les clous de la législation du pays en matière de visas. En général, il est sage de s'assurer que votre passeport et votre permis de conduire sont valables pour au moins une année supplémentaire.

Connaître les coutumes commerciales

Une connaissance préalable de l'étiquette commerciale du pays peut vous éviter des embarras et des erreurs de calcul au cours de votre voyage. Lisez des ouvrages ou consultez des collègues qui ont voyagé ou travaillé dans le pays pour connaître les choses à faire et à ne pas faire en matière d'accueil et de communication avec les clients. Comment devez-vous vous habiller ? Aiment-ils avoir de longues conversations générales au cours d'un repas pour apprendre à vous connaître ou préfèrent-ils passer directement à la discussion professionnelle ? Devriez-vous leur apporter un petit cadeau symbolique ? En montrant que vous vous souciez d'eux, vous instaurez un climat de confiance et facilitez les relations commerciales.

Tenez également compte des jours et heures de travail habituels dans le pays. Par exemple, à Dubaï et en Israël, la semaine de travail s'étend du dimanche au jeudi. Si vous vous rendez en Espagne pendant l'été, les magasins et les bureaux peuvent être fermés pour la sieste entre 14 heures et 17 heures.

Les choses peuvent se compliquer s'il existe une barrière linguistique entre vous et votre client. Cette possibilité se présente lorsque vous vous rendez à l'étranger pour rencontrer des investisseurs ou des fabricants. Vous pouvez envisager d'engager un interprète pour vos réunions avec un client ou un investisseur potentiel.

Éviter les bévues en matière de pourboires

Non seulement les coutumes en matière de pourboires diffèrent d'un pays à l'autre, mais elles ne cessent de changer. Gardez de l'argent liquide à portée de main dans votre poche ou votre portefeuille pour éviter les regards compatissants ou grossiers des portiers, des préposés aux manteaux, du personnel des cafés, des bars, des boîtes de nuit et des restaurants.

Un manque de sensibilisation culturelle peut donner une mauvaise image de votre voyage d'affaires à l'étranger, voire donner une mauvaise image de votre entreprise. Vous pourriez passer pour un grippe-sou lors d'un dîner avec un client ou d'un spectacle. Emportez de la monnaie locale pour éviter de partir du mauvais pied.

Restez énergique

Que vous visitiez un paradis tropical, une région du monde au froid glacial ou un pays où les visiteurs internationaux sont les plus susceptibles de tomber malades, vous devez faire attention à votre santé. Hydratez-vous aussi souvent que possible. La déshydratation peut vous fatiguer et vous donner des vertiges. En fonction de votre itinéraire, veillez à prendre un petit-déjeuner/déjeuner copieux et à vous réapprovisionner en barres énergétiques pour tenir le coup pendant les réunions, les présentations, les séminaires et les activités de loisirs. Emportez des pastilles contre la toux, des comprimés contre le mal des transports, un décongestionnant, un médicament contre la fièvre, un médicament contre la diarrhée et un laxatif léger.

Gardez vos appareils chargés

Les applications que vous utilisez pendant votre voyage d'affaires peuvent épuiser très rapidement la batterie de votre téléphone. La dernière chose que vous souhaitez, c'est de vous retrouver à court de batterie au beau milieu d'un appel téléphonique avec un client important ou pendant la réservation d'un taxi. Un bloc d'alimentation vous sauvera la vie lors d'un voyage à l'étranger : vos appareils resteront chargés et prêts à l'emploi quand vous en aurez besoin.

Évitez de brancher votre câble USB directement sur les chargeurs des aéroports et des restaurants. Cela pourrait rendre votre téléphone vulnérable à une cyber attaque connue sous le nom de "juice jacking", dans laquelle les cybercriminels compromettent les ports de charge publics pour voler des données ou télécharger des logiciels malveillants sur les appareils.

Évaluer l'impact environnemental des produits et des services

Ce que vous achetez, comment vous achetez et vendez et comment vous vous comportez fait une différence pour la planète et pour les consommateurs. Par exemple, un produit est-il meilleur qu'un autre en termes d'empreinte carbone, de produits chimiques utilisés, de rémunération ou de traitement de la main-d'œuvre ? L'entreprise peut-elle prouver ses affirmations en matière d'environnement ? Existe-t-il un moyen de communiquer ces différences aux consommateurs qui pourraient payer un prix plus élevé pour le produit final ?

Évitez d'enfreindre la législation anti-corruption

La politique de voyage de votre entreprise peut vous indiquer ce qui constitue un cadeau inapproprié et si le dépassement d'un certain montant de frais de représentation, de voyage ou d'accueil peut être considéré comme une pratique de corruption et faire l'objet d'une enquête de la part de votre entreprise et des autorités gouvernementales du pays étranger. Respectez toutes les lois anti-corruption applicables. Évitez la tentation de déroger au code de conduite de l'entreprise et à vos valeurs personnelles, même si vous pensez que cela peut donner un avantage commercial à votre entreprise. Dans votre propre intérêt, si vous vous trouvez dans une situation où vous êtes poussé à agir de manière contraire à l'éthique, demandez à votre patron de vous éclairer.

Résumé

Pour que votre voyage d'affaires à l'étranger soit couronné de succès, gardez à l'esprit la vue d'ensemble et les petits détails. Votre patron et l'entreprise investissent en vous envoyant. Tirez le meilleur parti de votre temps et de l'occasion qui vous est donnée de réaliser ce que l'on attend de vous. Un voyage d'affaires réussi peut donner un coup de fouet à votre carrière de manière potentiellement inattendue !